2019年4月1日起，学院正式启用协同办公财务报销电子审批系统。通过一段时间使用，针对存在常见问题，解释如下：

一、使用不熟悉造成的问题

1、电子签章：电子签章是所有报销人和管理人员电子身份认证的标志，为此在填写单据或审批单据时必须使用电子签章，不允许手画。由于个别系统使用人不清楚电子签章的使用方法，因此没有签章，对于此类提交的单据，财务审核时一般会直接退回。

温馨提示：电子签章在PC端为一个蓝色小人标志；手机端为蓝色五角星标志，点击要求输入电子签章密码，PC端移动将自己的电子签章到盖章处，然后点击盖章、确认即可，手机端直接点击确认即可。如果自己的密码没有更改最好快速更改，因为从现在开始，它将代表您的签章确认，更改后的密码请牢记或记在自己的笔记本内，以防遗忘。

2、单据填写：开支项目处可以无限增加栏数，但同类只需填写一栏，如材料费，只需填写所有材料发票的汇总数，不需要每种材料分开填写，因为您的发票和材料清单可以详细说明情况，如出现材料费、办公费、劳务费等分类情况，才需要分栏填写，并在用途说明中简述。

温馨提示：只有出现开支类型不同的项目需分栏填写，付款单位不同也要分栏填写，如出现需转账和公务卡同时情况，必须选择公务卡，同时在填写收款方单位信息，涉及多个收款单位时可填写见附件清单，附件清单中必须列示所有收款单位信息，同时在收款单位栏填“附件清单”。原则上学院已经取消了现金支付，所以不填其它选项。

3、信息完备：个别职工填写单据时不能完全填写信息，如部门（项目天编号）、附件数、科研项目名称等。

温馨提示：请大家严格按照《beat365协同办公系统（含财务报销电子审批）操作说明》中要求的标准单据填写要求填写，如是科研项目报销类型后一栏填写项目名称。

4、附件打包问题：从目前上传附件情况来看，总体比较乱，没有按《beat365协同办公系统（含财务报销电子审批）操作说明》中要求进行编码，给后续审核带来困难，同时也不便于领导批示。严格编码打包规则和养成个人电子报销信息存储习惯，为将来个人的工作会带来很大的便利，同时有利于未来财务查询的效率提高，因此希望同事们还是克服困难，严格文件编码和打包操作。

温馨提示：文件编码后按下排序打包上传后，审核和批示人员就能够依次浏览，同时个人也能清楚了解，上传文件的情况，及时发现是否有缺少的现象，提高送审效率。提请各位同事，在自己电脑的D或E盘上建一个财务报销文件夹如,在此文件夹下每次报销建一个按电子附件文件包的命名规则命名的文件夹如,将所有拍照和PDF文件编码后存入该文件夹内，排序后压缩成然后上传系统。再就是，很多手机图片为IMG文件会很大，就是压缩后也超过30M，协同系统规定附件文件不能大于30M，因此请在上传文件前将照片格式转化成JPG文件一般就能够成功上传。

二、使用不规范造成的问题

1、附件材料不全：附件材料是为了保证报销信息完整的基础，原则上，每次报销说提供的附件和单据能够让财务人员、领导和未来审计人员充分了解该项报销业务的合规性、合理性，不能以该事项是常识事项为由，让后续工作人员产生异议，因此必须做到一个报销事项的独立性。

温馨提示：例如公务接待必须四单齐全；车辆维修必须有维修清单；技能大赛必须有预算清单；合同付款每次都要附合同和验收、审计等单据等等。

2、证明材料不合格：在报销中出现附件材料没有经办人签字、没有部门盖章、没有部门领导批示、没有证明人、没有领用人等一系列问题，特别单据个人不签名。

温馨提示：例如部门说明没有部门盖章、清单类没有具体人员签名等现象。分辨材料合格与否，关键是报销人能否证明该材料就是出自自己和自己部门，在此过程中别人不能模仿或更换。

3、单据报销单和差旅费报销单混用：在报销过程中出现个别用差旅费报销单当单据报销单使用现象。

温馨提示：该类问题关键是分辨有没有出差，有没有出差申请批复，特别一些合肥市内产生住宿的业务活动。只要不是差旅没出差申请批复就不能使用差旅费报销单。

三、审批管理存在新业务的问题

1、财务报销审批系统与学院行政架构有所不同，其原则为按照预算下达体系来确认审批流程。例如：所有教科研项目其分管部门为科研办；所有招生工作为教务处，因此在报销时只要确认事项的报销类型，系统就会根据其管理权限自动提交到相应的部门和院领导处批示。由于涉及业务类型繁多，一些新的业务尚未明确管理部门，因此会造成报销批示的不流畅，为此财务处发现问题会及时提交相关部门和院领导明确。

2、由于人事岗位变动，会造成审批流程缺失，为此财务处发现问题会及时提交相关部门和院领导明确。

四、系统设置尚需改进的问题

1、表单的格式不美观，尚有待提高。

2、一些必填项尚需改进，不填不能提交，提高系统的智能化。